Interessante vraag:
Ik kreeg laatst een interessante vraag van een cliënt (werkgever): wat te doen met het e-mailaccount van zijn ex-werknemers?
Deze werkgever houdt ze standaard aan voor een jaar. Alle e-mails die op het account binnen komen, worden naar collega’s van dezelfde afdeling doorgestuurd, ter verdere afhandeling.
Een van zijn ex-werknemers heeft daar bezwaar tegen gemaakt. Zij vond dat haar privacy geschonden werd, omdat op dat account ook privé berichten binnen kwamen.
Dat bezwaar leidde meteen tot zijn tweede vraag: mag hij zijn werknemers verbieden het zakelijk account privé te gebruiken?
Aan het eind van deze blog geef ik antwoord op vraag 1 en vraag 2. Eerst komt aan bod hoe het in de praktijk gaat.
In de praktijk:
Een werkgever stelt internet en e-mail gebruik ter beschikking aan zijn werknemers, voor zakelijke doeleinden. In de praktijk gebruiken werknemers deze onder werktijd ook privé. Dat kan (en mag) niet helemaal verboden worden, mits – binnen redelijke grenzen.
Een werkgever doet er goed aan regels te stellen aan privé gebruik van internet en e-mail onder werktijd: bijvoorbeeld in het personeelshandboek of een afzonderlijk protocol. De regels moeten bekend zijn bij de werknemers: dus een werkgever moet hier wel aandacht voor vragen.
Een werkgever kan dus als regel hanteren dat hij niet wil dat het zakelijk account gebruikt wordt om privé berichten te versturen. Een werknemer kan daarvoor – ook onder werktijd – zijn eigen privé e-mail adres gebruiken.
Een werkgever kan ook als regel hanteren dat internetpagina’s met ongepaste of illegale inhoud niet mogen worden bezocht. Ook mag een werkgever verbieden dat e-mails met een dergelijke inhoud worden verstuurd.
Wat wordt verstaan onder “ongepaste of illegale inhoud”? Denk aan pornografisch, discriminerend, handel in verboden middelen etc.
Mag een werkgever het computer gebruik controleren van zijn werknemer?
Als een werkgever van te voren laat weten, dat hij af en toe controleert, en hoe hij dat doet, dan mag dat. Een werkgever doet er goed aan dit op te nemen in of een personeelshandboek of in een protocol.
Privacy
De werkgever moet bij de controle een gerechtvaardigd belang hebben. Verder mag de controle niet in strijd zijn met de privacy rechten van de werknemer. Dus als een werkgever ziet dat een bepaald bericht privé is, dan mag hij dat bericht niet lezen.
Naast het hebben van een gerechtvaardigd belang, moet de werkgever vooraf bepalen wat het doel is van de controle en aangeven waarom de controle noodzakelijk is.
Doelen zijn vaak het beschermen van bedrijfsgegevens en beveiliging.
Ook moeten de middelen die gebruikt worden voor de controle in verhouding staan tot het doel van de controle. En als de controle op een minder ingrijpende manier kan worden uitgeoefend, moet die manier gekozen worden.
Het toestemming krijgen van een werknemer voor het bekijken van zijn e-mail is niet voldoende, vanwege de gezagsverhouding. Een werknemer zal het moeilijk vinden zijn werkgever te verbieden zijn e-mail berichten te bekijken. Naast de toestemming heeft een werkgever daarom ook een gerechtvaardigd belang nodig, en hij moet de privacy regels te allen tijde respecteren: privé berichten blijven privé!
Algemene controle
Een werkgever mag -onder voorwaarden als hiervoor al aangegeven- het gebruik van internet en e-mail door werknemers op anonieme basis bijhouden en controleren.
Gerichte of specifieke controle
Pas als er een duidelijke aanwijzing is dat een werknemer zich niet aan de gestelde regels houdt en/of iets strafbaars doet, mag een werkgever gericht controleren en de controle gegevens opslaan.
Een werkgever moet daarbij wel de proportionaliteit in zijn achterhoofd houden. Een werkgever mag ook niet verder gaan dan nodig is om de overtreding van de regels door de werknemer vast te stellen.
De werkgever dient de werknemer achteraf te informeren over de specifieke controle. Ook al heeft de controle niets uitgewezen.
Antwoord op vraag 1:
Een werkgever doet er goed aan (van te voren) vast te leggen wat met het zakelijk account gebeurt als de arbeidsrelatie eindigt.
Als hij heeft vastgelegd dat hij het zakelijk account nog enige tijd open houdt, en de binnenkomende mails doorstuurt aan een collega, dan heeft hij (min of meer) toestemming van de (ex) werknemer. Hij moet ook uitleggen waarom hij dat doet: welk gerechtvaardigd belang hij heeft.
Privé e-mails worden niet gelezen.
Op deze manier houdt de werkgever zich aan de privacy regels.
Antwoord op vraag 2:
Helemaal uitbannen van het gebruik van het zakelijk e-mail account voor privé doeleinden lukt waarschijnlijk niet, maar een werkgever mag dit wel verbieden.
Een werkgever kan niet verbieden dat een werknemer internet privé gebruikt, mits binnen redelijke grenzen.
Leg de normen en regels vast in de arbeidsovereenkomst, personeelshandboek of VSO
Dit soort zaken, als controle van het e-mail gebruik, moet goed vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of in de ontslagbrief of VSO.
Heb je na het lezen van deze blog nog vragen?
Ik help je graag met het ontwikkelen van je beleid op dit gebied. Neem vrijblijvend contact op met mij, als je nog vragen hebt.
