Kort antwoord: met een ijzersterk ontslagdossier

Een disfunctionerende werknemer: een van de lastigste gronden om bij de kantonrechter een ontbinding te krijgen.

Ik leg uit:

Tijd & Moeite

De twee belangrijkste factoren hierbij zijn tijd en moeite. En dat is iets, waar een werkgever die met een disfunctionerende werknemer te maken krijgt, helemaal niet op zit te wachten. Begrijpelijk: een disfunctionerende werknemer kost al (veel) geld en vaak ook negatieve energie.

Als je daar ook nog tijd en moeite in moet steken, doet dat dubbel zo veel pijn.

Maar het is niet anders. Tijd en moeite zijn de sleutelwoorden voor dit ontslagtraject

Het personeelsdossier is daarbij je belangrijkste instrument. Een van de redenen waarom ik mijn gratis e-book “het personeelsdossier” heb geschreven. Om jou als werkgever bewust te maken dat een goed en onderbouwd personeelsdossier je grootste vriend is.

In een personeelsdossier bewaar je uiteraard alle persoonsgegevens van je werknemer en de getekende arbeidsovereenkomst, maar je doet er goed aan om direct ook een aantal sub-mappen te maken, met daarin de functionerings- en beoordelingsgesprekken en verdere correspondentie, en natuurlijk de loonadministratie.

Je zorgt er voor dat het personeelsdossier, indien nodig, eenvoudig van kleur kan verschieten: van een goed en onderbouwd personeelsdossier naar een ijzersterk ontslagdossier.

Je bewaart, zoals gezegd, alle verslagen van gesprekken. Die gesprekken vinden, als je het goed doet, twee tot drie maal per jaar plaats. Het is natuurlijk het prettigste als die verslagen alleen maar positief zijn, maar er zullen altijd wel wat verbeterpunten zijn.

Voorbeelden van een disfunctionerende werknemer

Als (wat simpele) voorbeelden van een misser door je werknemer in deze blog noem ik: het (telkens) te laat op het werk komen en de (herhaaldelijk) te late betaling van facturen door je administratief medewerker. Hoe ga je daar mee om? En als je werknemer zijn gedragingen niet verbetert, hoe dan verder?

Je doelstelling moet duidelijk zijn: je wilt het disfunctioneren verbeteren, en natuurlijk verder voorkomen. Je wilt ook voorbereid zijn op erger: een eventueel ontslag.

De voorbeelden zijn met opzet simpel, om deze blog overzichtelijk te houden.

Stap 1.

Als je tussentijds constateert dat er iets niet goed gaat, spreek je je werknemer er op aan.

Als je dat schriftelijk wilt bevestigen, bewaar je dat in een van die sub-mappen.

En dat bevestigen van zo’n gesprek(je) hoeft echt niet meteen na een eerste kleine fout of vergissing: je hoeft de zaak niet meteen op scherp te zetten.

Onder “schriftelijk” vallen ook WhatsApp berichten.

Stap 2.

Als je constateert dat je werknemer in zijn eerdere fouten blijft vervallen, voer je weer een gesprek, en dan wordt het waarschijnlijk tijd om dit wel te bevestigen. In dat gesprek leg je uit wat je dwars zit en vraag je naar het hoe en waarom. Je spreekt af dat je werknemer zijn functioneren gaat verbeteren en geeft hem ook handreikingen hoe.

Afhankelijk van hoe groot of hoe zwaar de misser door je werknemer, verbind je daar een consequentie aan: als je werknemer nog een keer te laat komt, moet hij een boete betalen, of twee keer zo lang blijven als dat hij te laat was.

Ik ben van mening dat het te laat betalen van een factuur door je administratief medewerker niet door de beugel kan. Daar is hij voor aangenomen, dat hoort bij zijn takenpakket. En zeker als het vaker voorkomt. Daar mag je een zwaardere waarschuwing aan hangen. In elk geval dat dit niet nogmaals mag gebeuren, omdat secuur zijn bij zijn functie hoort. Als het nogmaals gebeurt, dat je dan met hem om de tafel wilt zitten om te bespreken hoe dit mogelijk is, en bekijken hoe je kunt voorkomen dat dit nogmaals gebeurt.

Maar ook van een werknemer tot wiens takenpakket bijvoorbeeld hoort dat hij de winkel ’s ochtends opent, mag je verwachten dat hij altijd op tijd is.

Een administratief medewerker die ’s ochtends wel eens 5 minuten te laat komt, tja, dat is ergerlijk. Of dat een ontslag wegens disfunctioneren rechtvaardigt, terwijl hij zijn werk altijd nauwgezet uitvoert? Vul maar zelf het antwoord in.

Stap 3.

Wat is het beleid binnen jouw onderneming?

Wees in alle gevallen duidelijk: je tolereert niet dat je medewerkers te laat komen, of dat facturen te laat betaald worden. En handel daar dan ook naar.

Daar draait het vaak om in dit soort zaken: wat is het beleid binnen jouw bedrijf? Is het beleid duidelijk en wordt dit beleid ook strikt toegepast?

Stap 4.

Waarschuwingen blijken niet te helpen…..

Als duidelijk wordt, dat die waarschuwingen (en ook dat negatieve beoordelingsgesprek) er niet toe leiden dat je werknemer zijn gedrag verbetert, dan is het zaak dat je zwaarder geschut in gaat zetten.

Je nodigt je werknemer uit voor een gesprek, waarin je helder en concreet aangeeft wat er niet goed gaat. Je geeft je werknemer de gelegenheid uitleg te geven. Daarna maak je afspraken, je spreekt een verbetertraject af.

Dat verbetertraject richt je SMART in:

• Specifiek: wat gaat concreet er niet goed? Wat zijn de concrete doelstellingen?
• Meetbaar: probeer aan te geven onder welke voorwaarden de doelstellingen zijn bereikt. Bij een te behalen omzet is dit natuurlijk eenvoudiger dan bij gedragsveranderingen;
• Acceptabel: het verbetertraject moet ook acceptabel zijn voor de werknemer: dus bij voorkeur het plan opstellen samen met je werknemer;
• Realistisch: de doelstellingen moeten natuurlijk haalbaar zijn;
• Tijdgebonden: begindatum en einddatum moeten duidelijk zijn. En, wat zijn de consequenties van het niet halen van de doelstellingen? Bijvoorbeeld demotie of ontslag.

Klachten over een disfunctionerende werknemer worden vaak niet concreet (genoeg) gemaakt

Waar verbetertrajecten vaak mank op gaan, is dat de klachten over een disfunctionerende werknemer niet concreet worden gemaakt, of te subjectief worden ingestoken.

Een werknemer met gebrek aan focus: okay, maar wat is het gevolg van dat gebrek aan focus? Wat gaat er mis door dat gebrek aan focus?

Of het verwijt dat een werknemer te eigenwijs is. Dat is subjectief. Waar de een vindt dat de werknemer eigenwijs is, vindt de ander weer dat deze werknemer assertief is.

Maak het concreet: wat is het gevolg van de eigenwijsheid van je werknemer? Verpest dat de werksfeer, of maakt hij fouten omdat hij niets van je wil aannemen?

Schriftelijk verbetertraject

Stel altijd het verbetertraject schriftelijk op, met daarin de afspraken tussen jou en je werknemer.

Geef aan welke begeleiding en hulp je biedt, en in welke vorm. Denk aan scholing of coaching.

Geef ook aan wat je van je werknemer verwacht.

Laat het schriftelijk stuk (bij voorkeur voor akkoord) ondertekenen.

Een werkgever moet een disfunctionerende werknemer een serieuze en realistische kans gegeven hebben om zijn functioneren te verbeteren: een werkgever heeft daarin een belangrijke ondersteunende rol

Disfunctioneren betekent dat een werknemer niet (meer) geschikt is om zijn werk te verrichten. Dit mag niet het gevolg zijn van ziekte of gebrek, of onvoldoende zorg voor scholing of de arbeidsomstandigheden. Als je disfunctionerende werknemer (de administratieve kracht bijvoorbeeld) de facturen te laat betaalt, omdat hij niet overweg kan met het systeem, of omdat het systeem is verouderd, dan ligt het op jouw weg hier iets aan te doen. Daar kom je ook vaak pas achter, als je een serieus gesprek hebt met je werknemer, waarin je open staat voor kritiekpunten van je werknemers.

Dit is natuurlijk een simpel voorbeeld: in de praktijk ligt het vaak iets complexer.

Tussentijdse evaluatie en eventuele bijstelling

In het schriftelijk verbeterplan spreek je af dat jullie tussentijds zullen evalueren en wanneer dat zal zijn. Let er op dat tussen de evaluatiemomenten niet te lange tijd zit, maar ook niet te korte tijd.

Consequentie van het blijven disfunctioneren

Ten slotte stel je ook de consequentie vast van het, ondanks alle hulp en begeleiding blijven disfunctioneren. Ontslag? Demotie? Zijn de herplaatsingsmogelijkheden onderzocht? Want ook die verplichting heb je als werkgever: het onderzoeken van de herplaatsingsmogelijkheden.

Ik zie jou nu, werkgever, je achter je oren krabbelen

Mijn hemel, moet dit echt allemaal? En hoe lang gaat dat duren? En wat gaat het me kosten?

Ja, dit moet echt als je een werknemer wilt ontslaan wegens disfunctioneren. En dat gaat, afhankelijk van omstandigheden, 3 tot 6 maanden, of zelfs nog langer duren:

• Hoe groot is je bedrijf;
• Hoe lang is je werknemer in dienst;
• Hoe oud is je werknemer?
• etc.

Er zijn ook andere manieren om de arbeidsovereenkomst te beëindigen

Als je te maken krijgt met een disfunctionerende werknemer, en je zoekt naar wegen om hem of haar te ontslaan, kan ik me voorstellen dat deze blog je niet blij maakt. Zeker als je aanvoelt dat het verbetertraject wat rammelt.

Als er ook nog sprake is van een verstoorde arbeidsrelatie, dan kun je proberen op deze grond, gecombineerd met het disfunctioneren de kantonrechter te bewegen de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Daar zijn interessante uitspraken over. Ik behandel dit onderwerp in mijn eerst volgende blog.

Beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden

Of ga eens met je werknemer om de tafel zitten om te bezien of jullie in onderling overleg tot een einde kunnen komen: de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden.

Als dat lukt, dan leg je de afspraken vast in een beëindigingsovereenkomst of een vaststellingsovereenkomst (VSO). Lees ook mijn blog eens over dit onderwerp.

Heb je vragen over het ontslagrecht?

Heb je vragen over het ontslagrecht, of over een disfunctionerende werknemer? Of heeft jouw werkgever je laten weten niet meer met je verder te willen, wegens disfunctioneren?

Aarzel niet, en bel of mail me voor een vrijblijvend gesprek. Dan kunnen we bekijken wat ik voor je kan doen.

Foto: Kunst en Kadootjes
Lees ook mijn pagina over de social enterprise “The Elephant Parade”, een sympathiek initiatief om aandacht te vragen voor de Aziatische Olifant die met uitsterven wordt bedreigd.

Kunsthandel annex Lijstenmakerij in Gorinchem heeft een grote collectie van met de hand beschilderde olifantjes. *

* geen affiliate!